Retrospektiven

Im Detail

Wir alle haben das schon einmal in der einen oder anderen Form erlebt: Das Gefühl, im Hamsterrad zu sitzen und trotz hohem Einsatz geht nichts so richtig voran. Oder: Die Zusammenarbeit im Team hakt und die Akteure arbeiten nebeneinander her, anstelle sich die Bälle zuzuspielen. In dieser Situation können Retrospektiven helfen. Schon das agile Manifest stellt die Wichtigkeit von ‚Individuen und Interaktion‘ über ‚Prozesse und Werkzeuge‘. Folglich sollte man den Individuen ein Forum geben, um Probleme in der Interaktion zu beheben und sich so auf den Weg der kontinuierlichen Verbesserung zu begeben.

„Gesunde“ Teams schauen gemeinsam in regelmäßigen Abständen auf ihre Zusammenarbeit und Arbeitsergebnisse zurück und fragen: Was ist in der letzten Zeit geschehen? Was war gut, was schlecht? Was können wir konkret ändern? Mittels Retrospektiven können Teams – egal ob im komplizierten oder komplexen Umfeld – an ihrer Zusammenarbeit Verbesserungen erzielen. Diese Verbesserungen können dabei in vielen Bereichen liegen, von einer gesteigerten Produktivität bis zum Anspruch, weniger Fehler zu machen oder aus diesen noch besser zu lernen. In jedem Fall sind Retrospektiven ein optimales Mittel zur kontinuierlichen Verbesserung der Zusammenarbeit und Prozesse, sofern sie regelmäßig abgehalten werden.

Retrospektiven sind gut vorbereitete Team-Treffen. Idealerweise werden sie von einem Außenstehenden oder Scrum Master moderiert. Sie bestehen in der Regel aus fünf Phasen:

Phase 1 – Intro und Ankommen: Wie geht es euch heute?

Der Moderator stellt den Ablaufplan der Retro vor und weist auf die Vertraulichkeit der Retro-Inhalte hin. Er wiederholt gegebenenfalls die Beschlüsse aus der vorherigen Retrospektive. Außerdem werden mit Vorstellung der Las-Vegas-Regel und der obersten Direktive wichtige Grundregeln für die Vertraulichkeit und das Arbeiten auf Augenhöhe geschaffen.
Zur Einstimmung wird eine Eingangsfrage an alle Teilnehmer gestellt. Jeder Teilnehmer erhebt daraufhin einmal die Stimme, so dass alle beteiligt sind.

Phase 2 – Infos sammeln: Was ist in letzter Zeit geschehen? Was war gut? Was war schlecht?

In Phase zwei geht es darum, möglichst viele Informationen zu den obigen Fragen zu sammeln und die Ergebnisse im Anschluss nach Themengebieten zu clustern. Welche Daten über die Qualität der Arbeitsergebnisse, die Produktivität etc. stehen zur Verfügung? Es soll herausgearbeitet werden, an welchen Stellen Optimierungspotenzial besteht.

Phase 3 – Erkenntnisse gewinnen: Warum sind die Dinge wie sie sind?

In Phase drei geht man den Dingen auf den Grund und sucht nach den Ursachen für die gesammelten Symptome. Warum sind die Dinge wie sie sind? Was sind die Gründe? Der Moderator leitet das Team durch diesen Erkenntnisprozess anhand von Frageketten wie „5x Warum?“ bzw. „das ist so, weil…?“.

Phase 4 – Maßnahmen beschließen: Was wollen wir konkret ändern?

Im Anschluss werden Maßnahmen beschlossen und gemeinsame Regeln verabschiedet. Die Maßnahmen bestehen aus maximal 3-5 Action Items, die auch die Verantwortlichkeiten klären: Wer macht was bis wann?

Phase 5 – Abschluss: Die Sache abrunden

Der Moderator stellt eine gut gewählte Abschlussfrage. Anschließend dankt der Moderator und bittet um Feedback. Im Idealfall entsteht ein Raum für Versöhnliches und Zufriedenheit.

Beispielmethoden

Phase 1: Einstiegsfragen

• „Wie geht es euch?“
• Energielevel-Abfrage von 1-10
• Blitzlicht: Was ist euer erster Gedanke zum Thema?
• Bewertung von Stimmung/Qualität/Zusammenarbeit im letzten Zeitabschnitt auf einer Skala von 1-4
• “Wenn das letzte Quartal ein Film gewesen wäre, dann hätte er den Titel ….”

Phase 2: Infos sammeln

• KaLM: "Keep/Add/Less/More"
• Starfish
• Lernmatrix
• Team Radar
• Klaus
• Segelboot
• Jahreszeitlich inspiriertes Thema

Phase 3: Erkenntnisse gewinnen

• 5x WHYs – 5x Warum-fragen

Phase 5: Abschlussfragen

• Wie geht es euch jetzt?
• „Wie zufrieden seid Ihr mit der Retro?“
• 3Ls: „I liked – I learned – I longed for“

Scalamento empfiehlt

• Erste Team-Retrospektiven in einem neuen Team sollten von einem außenstehenden Moderator angeleitet werden. Reifere Teams brauchen nicht zwingend eine externe Person.
• Verschiedene Flipcharts wie die Las Vegas-Regel, Oberste Direktive und die Team-Regeln können immer wieder mitgebracht und an der Wand aufgehängt werden, damit sie stets vor Augen sind.

Literatur & Links

Andresen, Judith (2017): Retrospektiven in agilen Projekten: Ablauf, Regeln und Methodenbausteine > hier bestellen
Retromat: https://retromat.org/de/