Erwartungs-Check

Im Detail

Sobald mehrere Personen zusammenkommen, um Themen zu besprechen oder gemeinsam zu erarbeiten, hat oftmals jede und jeder Einzelne eine unterschiedliche Vorstellung davon, was passieren sollte. Dies liegt darin begründet, dass wir alle täglich unterschiedliche Erfahrungen sammeln. Die Methoden und Prozesse, die für uns funktionieren, projizieren wir anschließend auf neue Fragestellungen. Sobald wir dann mit anderen Personen zusammenkommen, gibt es meist unterschiedlichste Erwartungen an die Zusammenarbeit oder das Ziel eines Termins. Um hier Frustration vorzubeugen und Fokus zu schaffen, empfiehlt es sich einerseits die eigenen Ziele stets transparent zu machen und andererseits die Erwartungen anderer einzuholen und abzugleichen.

Den Erwartungscheck für Termine und Workshops nutzen

Verschiedenen Studien zu folge werden pro Jahre Millionenbeträge durch Meetings verschwendet. Die Gründe dafür sind vielfältig. Ein Grund liegt jedoch in fehlendem Fokus während der Termin und den daraus resultierenden Randdiskussionen. Ein weiterer Grund bestehet darin, dass die Teilnehmenden nicht immer die richtigen sind. Dem kann durch einen Erwartungscheck vorgebeugt werden. Konkret könnt ihr wie folgt vorgehen:

• Vor einem Termin: Formuliert für jeden Termin das konkrete Ziel, welches ihr erreichen wollt. Was soll das Ergebnis des Termins sein? Notiert das Ziel bereits in der Einladung und bittet die Eingeladenen explizit darum zu schauen, ob sie in Bezug auf die Zielsetzung die richtigen Teilnehmenden sind.
• Während eines Termins: Sorgt dafür, dass das Ziel des Termins während der kompletten Zeit für alle sichtbar ist. Für Meetings vor Ort könnt ihr dafür bspw. ein Flipchart nutzen. Für virtuelle Meetings bietet es sich an, das Ziel in den Terminchat zu schreiben oder auch auf einem virtuellen Whiteboards zu vermerken, wenn ihr ein solches nutzt.
  Bevor ihr inhaltlich in den Termin reinstartet, stellt das Ziel noch einmal vor, versichert euch ob die Teilnehmenden das gleiche Ziel verfolgen oder ob es noch wichtige Ergänzungen gibt, die ergänzt werden sollten. Sobald dies geklärt ist, könnt ihr bei abschweifenden Diskussionen immer wieder auf das committete Ziel verweisen, um so einen Fokus zu schaffen.
• Nach einem Termin: In einem Protokoll oder auch der Nachbereitung könnt ihr zusammenfassen, inwiefern ihr das Ziel entweder bereits erreicht habt, oder festhalten welche Fortschritte ihr gemacht habt. So bleibt das Ziel und auch der gemeinsame Fokus für alle transparent.
  

Scalamento empfiehlt

Macht eure eigenen Erwartungen an die Zusammenarbeit stets explizit und fordert dies auch von anderen ein. Nur wenn diese transparent sind, können sie diskutiert werden, Differenzen aus dem Weg geräumt werden und sorgen so für gemeinsamen Fokus.