Kanban-Board

Im Detail

Bei der Arbeit in Projekt- und Produktteams, die auf gemeinsame Ziele hinarbeiten, stellt sich die Frage, welche Arbeitspakete zeitnah angegangen werden sollten und wer welche dieser bearbeitet. Ein Kanban Board kann helfen, diese Transparenz herzustellen. Gleichzeitig kann es genutzt werden, um die tägliche Arbeit zu strukturieren, das Arbeitsvolumen sichtbar zu machen, zu begrenzen und den Workflow zu optimieren.

Elemente eines Kanban Boards
Das Kanban Board dient zur Visualisierung der Arbeitsflusses und kann in unterschiedlicher Form aufgesetzt werden. Denkbar sind analoge Boards auf Whiteboard oder digitale Boards wie vielfach in JIRA, Miro oder von anderen Anbietern genutzt.

Arbeitsfluss
Unabhängig davon wo das Board aufgesetzt wird, besteht es immer aus mehreren Spalten. Jede Spalte steht für eine Aktivität und gemeinsam bilden sie den Arbeitsfluss ab. Denkbar sind hier Spalten mit Bezeichnungen wie „To-Do“, „Doing“ und „Done“. Je nach Umfang und Arbeitsweise des Teams, können allerdings auch weitere Spalten oder andere Bezeichnungen genutzt werden.

Arbeitspakete
In den Spalten werden je nach Scope des Teams Projekte, Aufgabenpakete oder einzelne Aufgabenelemente auf Karten eingefügt. Das Ziel besteht darin, dass sie den Workflow des Teams von vorne bis hinten durchlaufen und für das Team und ggfs. auch Stakeholder sichtbar wird, wer woran arbeitet. Die Arbeitspakete können je nach Bedarf verschiedene Informationen enthalten. Oftmals ist eine kurze Beschreibung des Inhalts inkludiert, die Priorität, Größe und ggfs. auch relevanten Daten. Sobald ein Teammitglied mit der Arbeit an einem der Aufgabenpakete beginnt, sollte dies auf dem Aufgabenpaket vermerkt werden. So ist sichtbar wer bei Fragen angesprochen werden kann und über den Status Bescheid weiß.

Mögliche Erweiterungen
Angelehnt an die Bedürfnisse des Teams können Kanban Boards um verschiedene Elemente erweitert und ausdetailliert werden. Beispielsweise können Blockaden auf einzelnen Aufgabenpaketen durch eine Visualisierung sichtbar gemacht werden. Diese sollte eine kurze Beschreibung umfassen, um welche Art von Blockade es sich handelt, worin der Grund der Blockade liegt und seit wann sie besteht. Sofern Blocker konsequent notiert werden, können sie näher analysiert, Ursachen bestimmt und so Maßnahmen zur Optimierung des Workflows erarbeitet werden.
Als weiteres Element können Regeln und Vereinbarungen zur Nutzung des Kanban Board mit aufgenommen werden. Beispielsweise können kurze Definitionen helfen, unter welchen Bedingungen Aufgabenpakete in die jeweiligen Spalten einsortiert werden.
Denkbar ist außerdem zusätzlich zu den Spalten verschiedene Zeilen einzufügen, die die Aufgabenpakete zum Beispiel verschiedenen Projekten zuordnen, an denen das Team mitarbeitet.

Scalamento empfiehlt

Wenn ihr der Meinung seid, dass ein Kanban Board zur Visualisierung eures Workflows im Team hilfreich sein kann, probiert es einfach mal aus. Dafür empfehlen wird euch mit einem einfaches Setup zu starten und sukzessive zu schauen, welche Erweiterungen oder Konkretisierungen euch hilfreich erscheinen.